Je project heeft strakke deadlines, klanten wachten op resultaten en de helft van het team is plotseling 2 weken op vakantie! En je hebt er zelf mee ingestemd. Een nachtmerrie voor een manager? Nee, de harde realiteit van ons bedrijf twee jaar geleden.
Dit, samen met een heleboel andere grote en kleine problemen, was de dagelijkse norm van ons bedrijf toen ik de rol van HR Project Manager op me nam. Het belangrijkste doel van mijn functie was om orde op zaken te stellen en alle HR-processen transparant, begrijpelijk en vooral beheersbaar en voorspelbaar te maken!
De globale taak klonk als volgt: kies een geschikt personeelsinformatiesysteem (HRIS) en implementeer het. In werkelijkheid was er achter de schermen een hoop werk, stadia, valkuilen en onverwachte gevolgen.
Ik wil de belangrijkste ervaring die ik tijdens dit project heb opgedaan met jullie delen. Als jij of je bedrijf voor een soortgelijke taak staat, zal mijn artikel je behoeden voor fouten en je helpen snel uit te vinden waar je moet beginnen en in welke volgorde je moet handelen.
1. Informatie verzamelen en analyseren:
Het eerste waar ik mee begon waren interviews met de belangrijkste belanghebbenden van het toekomstige HRIS. Dit is onze lijst met belanghebbenden:
– CEO
– CMO
– IT Directeur
– Hoofd Verkoop
– De hele wervingsafdeling
Alle werknemers van het bedrijf zullen het systeem gebruiken. In dit stadium was het mijn taak om de belangrijkste HR-processen te verkennen en bestaande problemen te identificeren. Omdat de eerste fase bestaat uit het detailleren en formaliseren van het proces, kun je het pas automatiseren als je er zeker van bent dat het proces geschikt is voor iedereen die het gebruikt.
In dit stadium ontdekten we dat sommige processen volledig afwezig waren. Er was bijvoorbeeld geen eenduidig beleid voor vakanties. Elke manager hield het op zijn eigen manier bij en er was geen gemeenschappelijke kalender om informatie over afwezigheden te controleren.
Een ander voorbeeld van een “fantoom” proces was ontslag. De noodzaak om dit periodiek te doen deed zich voor, maar niemand wist hoe het correct te doen. Hoe communiceren en verantwoorden we dit? Welke documenten zijn nodig voor beëindiging? Wie en wanneer doet de laatste betaling? Dit waren fundamentele vragen die ik moest bedenken, beschrijven en goedgekeurd krijgen.
2. Prioriteiten stellen:
In ons bedrijf waren er veel hiaten en problemen. Op een gegeven moment voelde ik me zelfs overweldigd en begon ik te denken dat het een onmogelijke taak was. Waar te beginnen, waar op te focussen? Bestaat er wel een systeem dat aan al onze behoeften voldoet?
Ik besloot de kwestie met een helder hoofd te benaderen. Ik stelde een lijst samen van “brandende HR-kwesties” en vroeg elke manager om ze een cijfer te geven van 1 tot 10, waarbij 1 staat voor “Ik merk het niet eens als dit ontbreekt in het bedrijf” en 10 voor “Ik kan nu niet goed werken zonder dit”.
Daarna verzamelde ik alles in één tabel en berekende de scores. Dit is wat ik kreeg:
1. Snelheid van het sluiten van posities (Rekrutering)
2. Inwerken
3. Offboarding
4. Vakantiebeheer
Dit waren de absolute koplopers. Deze gebieden moesten zo snel mogelijk worden opgelost en vormden de basis van mijn vergelijkende beoordeling van HRIS.
3. Procesbeschrijving:
Het is belangrijk op te merken dat 2 van de 4 processen helemaal niet bestonden. In wezen waren ze er wel (mensen werden op de een of andere manier getraind na indiensttreding en op de een of andere manier ontslagen), maar er waren geen uniforme spelregels.
Rekrutering en vakanties bestonden in een of andere vorm, maar omdat er veel vragen over waren, besloot ik ze te analyseren en een optimaal nieuw werkmodel te creëren dat de meest voorkomende hiaten zou aanpakken.
Waarom is het belangrijk om je op dit moment te richten op theorie en documentatie? Omdat je hier de belangrijkste vereisten voor HRIS zult begrijpen. Zo wordt het gemakkelijker voor u om te kiezen uit een verscheidenheid en vermindert u het risico op een keuzefout (wanneer iedereen al heeft gekocht, ingesteld en zich realiseert dat een bepaalde functie nodig is, maar deze is er niet, of deze is te duur).
4. HRIS-selectie
Na de vorige fasen bleek deze fase eenvoudig en leuk te zijn. Ik stelde gewoon een lijst samen van must-haves voor elke categorie (onze top 4) en vinkte ze af tijdens demonstraties van verschillende HRIS.
Op dat moment waren we aan het studeren en overwegen:
– Bamboo HR
– People Force
– HURMA
– SAP
En nog een paar, maar ik kan me hun namen niet herinneren. Ze vielen echter af omdat ze niet voldeden aan de topvereisten op onze lijst.
Uiteindelijk kwam People Force met een kleine voorsprong als winnaar uit de bus. De balans tussen koers, complexiteit van de implementatie, gebruiksvriendelijke interface en de vereiste modules was optimaal.
Belangrijk! Houd in dit stadium niet alleen rekening met de belangrijkste HR-modules, maar ook met de volgende 3-4 gebieden. Het systeem moet geschikt zijn voor uw toekomstige behoeften. We hadden bijvoorbeeld plannen om een KPI- en prestatiegerichte cultuur te implementeren en het zou vreemd zijn om dit in een compleet ander systeem te doen. Ik heb dus ook de aanwezigheid van dergelijke mogelijkheden geëvalueerd bij het vergelijken van HRIS.
Wat betreft de salarismodule, die was op dat moment of in de komende 3 jaar niet relevant voor ons.
Het is onmogelijk om een systeem te vinden dat ALLES perfect afdekt. Theoretisch bestaan zulke tools op de markt, maar in de praktijk zijn ze vaak te complex (en te duur) om te implementeren, gebruikers te trainen en op de lange termijn te gebruiken. Dit is misschien haalbaar voor grote bedrijven met uitgebreide IT-teams, maar dat was bij ons niet het geval.
5. Configuratie
Het enige wat ik in dit onderdeel wil zeggen is dat hoe gedetailleerder uw processen zijn beschreven in de vorige fasen, hoe sneller en eenvoudiger het zal zijn om het systeem te configureren zodat het aan uw behoeften voldoet en ervoor zorgt dat het werkt en resultaten oplevert in plaats van te lijden.
6. Belangrijke gebruikers trainen
Het is superbelangrijk om gebruiksvriendelijk materiaal te maken – teksten, video’s, tekeningen en diagrammen. Ja, er zijn handleidingen van de ontwikkelaars, maar die zijn saai en onpersoonlijk.
Ik heb trainingsmateriaal gemaakt op basis van voorbeelden en processen uit ons bedrijf. En het hielp onze medewerkers om gewend te raken aan de nieuwe tool.
Ja, zelfs degenen die vóór HRIS veel problemen hadden, hadden moeite om het te accepteren, gewoon omdat het nieuw was en ze erbij betrokken moesten raken, het moesten leren en er moeite voor moesten doen. Het is makkelijk om vast te houden aan wat je gewend bent.
7. Implementatie van de testgroep
Ik selecteerde de meest consciëntieuze en gemotiveerde personen – de recruiters! De eerste operationele ervaring werd met hen uitgevoerd. Ik identificeerde fouten in de instellingen, paste processen aan als ik problemen zag en voerde individuele gesprekken met elk van hen om de uitdagende aspecten te begrijpen.
Deze voorbereiding bleek waardevol toen we het HRIS later uitbreidden naar het hele bedrijf, dat toen 260 mensen telde.
8. Bedrijfsbrede lancering
Twee belangrijke punten om hier op te merken:
1. Wees voorbereid; het kost tijd. Implementeer geleidelijk. Mensen houden niet van veranderingen, zelfs niet ten goede. Wees geduldig en begeleid ze systematisch, stap voor stap, van hun vertrouwde handelingen naar de nieuwe HRIS-realiteit.
2. Betrek marketeers of word er zelf een. “Verkoop” het idee van werken in het nieuwe systeem in plaats van het af te dwingen. Wat biedt het uw collega’s? Hoe wordt hun leven beter/makkelijker met HRIS? Motivaties verschillen per team. Je moet de belangen van elke groep identificeren en aanpakken.
We begonnen de HRIS-presentatie bijvoorbeeld met het bespreken van de nieuw opgezette kennisbank. Het eerste artikel, waarin iedereen werd uitgenodigd om het systeem te verkennen, had een intrigerende titel: “Wil je een salarisverhoging? Hoe bereik je dat?”
Ik had ook aparte gesprekken met elke manager en teamleider. Ik benadrukte de voordelen van het gebruik van HRIS door hun hele team. Ik herinnerde aan hun klachten en fouten uit de eerste fase en liet zien hoe alles anders zou worden in het nieuwe systeem. Met hun steun vroeg ik hen om het gebruik van HRIS in hun teams te stimuleren.
Resultaten na 1 jaar:
– Het aantal tegelijkertijd openstaande vacatures is met 60% gedaald (werving).
– De snelheid van het sluiten van posities met 50% verhoogd (werving).
– Halvering van het personeelsverloop binnen de eerste 3 maanden (Onboarding)
– Daling van het totale personeelsverloop met 15% (Interne HR)
– Verbeterde beoordelingen op belangrijke vacatureplatforms (Offboarding + HR Brand)
Plus, een hele lijst van niet-gedigitaliseerde maar cruciale prestaties:
– Duidelijk en transparant organigram
– Snelle toegang tot collega’s voor elke vraag, zelfs in verschillende tijdzones en teams waarmee men nog niet eerder heeft samengewerkt (we werken volledig op afstand en gedecentraliseerd – verspreid over 60 landen en alle tijdzones)
– Medewerkers zijn op de hoogte van de basisregels en het beleid. Als ze het vergeten zijn, is er één handige plek om alles gemakkelijk terug te vinden.
Na nog een jaar zijn we overgegaan op het creëren van een prestatiegerichte cultuur. Het op orde brengen van de basisprocessen en het implementeren van HRIS bood ons de mogelijkheid om verder te gaan en een nieuw niveau van teammanagement te bereiken.
Vaardigheden die nuttig zullen zijn voor jou of iemand die je bij deze sterke en interessante taak kunt betrekken:
Veranderingsmanagement, Projectmanagement, Psychologie, Analytische vaardigheden, Strategisch denken, Grondbeginselen van de psychologie, Beoordeling van behoeften, Presentatie van voordelen, Geduld en optimisme.
Disclaimer
Alle informatie op onze website wordt te goeder trouw en uitsluitend voor algemene informatiedoeleinden gepubliceerd. Elke actie die de lezer onderneemt op basis van de informatie op onze website is strikt op eigen risico.
